Hesabu ya hati ni kitabu cha kumbukumbu ambacho kinafunua utunzi na yaliyomo kwenye hati, hutengeneza mfumo na kuzizingatia ndani ya seti nzima ya hati. Mkusanyiko wa orodha ni hatua muhimu katika usindikaji na kuagiza nyaraka, kusudi ambalo sio usalama wa hati tu, bali pia utekelezaji wao wazi.
Maagizo
Hatua ya 1
Fanya usajili wa orodha ya nyaraka kwenye barua ya shirika (ikiwa ipo). Hii haihitajiki, lakini mahitaji ya kuhitajika kwa hati kama hizo. Kwa hali yoyote, jina la shirika lazima lionyeshwe.
Hatua ya 2
Andika kichwa, ambacho kinapaswa kuwa na habari ambayo huamua umiliki wa nyaraka zilizojumuishwa kwenye hesabu. Kwa mfano, "Hesabu ya hati katika kesi ya jinai", "Hesabu ya hati zinazopatikana kwenye faili ya uthibitisho", "Hati ya hati ya visa kwenda Denmark", nk. Ikiwa shirika linakusanya hesabu mara kwa mara, andika nambari ya serial ya hesabu.
Hatua ya 3
Unda meza iliyo na sehemu zifuatazo: "Hapana ya p / p", "Jina la Hati", "Idadi ya karatasi kwenye hati". Tafadhali jaza sehemu zote zilizoorodheshwa. Ongeza nguzo za kutazama kwenye meza kama inahitajika. Kwa mfano, Kurasa _ kupitia _, Nambari za Ukurasa, Thamani, Kumbuka, na kadhalika.
Hatua ya 4
Chini ya meza, andika ni karatasi ngapi, nyaraka au nakala unazojumuisha kwenye hesabu. Andika kwa nambari na maneno: 3 (tatu), 25 (ishirini na tano).
Hatua ya 5
Kamilisha mkusanyiko wa hesabu na saini za wakuu wa shirika, njia moja au nyingine inayohusika na utekelezaji wa hesabu hii (mkaguzi wa idara ya wafanyikazi, mkuu wa uzalishaji, n.k.). Andika jina kamili la msimamo wa meneja na nakala ya jina lake la mwisho, jina la kwanza na patronymic. Ikiwa ni lazima, ingiza jina lako kamili kwenye hati. na saini ya mtu aliyekabidhi na kukubali nyaraka.
Hatua ya 6
Pia onyesha tarehe ya hati. Inaweza kupatikana mwishoni na mwanzoni mwa hesabu, kushoto na kulia kwa hati. Muhuri wa shirika haujawekwa kwenye hesabu.
Hatua ya 7
Orodha ya nyaraka imeundwa kwa nakala mbili: moja inabaki kwenye shirika, na nyingine inawasilishwa mahali pa ombi.
