Kuweka rekodi za uhasibu ni kazi ngumu sana. Folda zilizo na ankara za aina fulani za kandarasi lazima zihifadhiwe katika shirika hadi miaka kumi, kwa hivyo zinahitaji kuwekwa ili kila wakati hati inayofaa ipatikane.
Maagizo
Hatua ya 1
Kudumisha jarida la ankara. Ingiza hapo nambari zote za hati ambazo unakusudia kufungua. Ni bora kufanya hivyo kwa elektroniki, katika mpango maalum, au katika lahajedwali la kawaida la Excel. Ingiza nambari ya hati (kawaida imechanganywa - nambari na nambari) na tarehe yake. Mara kwa mara, kuhamisha data kwenye disks ili ikiwa tukio la kuvunjika kwa kompyuta, jalada linabaki salama na salama.
Hatua ya 2
Unda vitabu vya ankara nyingi ikiwa kuna taasisi zaidi ya moja ya kisheria katika kampuni. Wakati wa kuandaa hati, ipatie nambari inayofaa mara moja. Tumia mikataba. Kwa mfano, weka alama ankara zilizotolewa kwa JSC "Zolotaya Antelope" kama 123-ZA, na kwa JSC "Padishah" kama 123-P. Hakikisha kuonyesha idadi ya mkataba au makubaliano ambayo ankara hii ilitengenezwa.
Hatua ya 3
Chukua ankara kuwasilishwa. Piga mashimo mawili na ngumi ya shimo. Bandika hati kwenye folda. Tumia vifungo vizito ili kuepuka kukunjana usalama wako. Usiwaingize sana.
Hatua ya 4
Njia ya pili ya kuhifadhi iko kwenye folda za faili. Chukua kifuniko cha uwazi na ingiza ankara ndani yake. Weka faili kwenye binder na salama na wamiliki maalum.
Hatua ya 5
Andika lebo kila folda. Kumbuka ni ankara zipi za kisheria zilizohifadhiwa hapo. Andika kipindi ambacho nyaraka zilikusanywa.
Hatua ya 6
Tafadhali tuma ankara zilizozidi miaka mitatu kwenye ghala. Pindisha folda kwenye sanduku za kadibodi ambazo hupumua kwa urahisi. Onyesha kwenye kuta idadi ya wafungwa ndani na ambayo ni mali ya taasisi ya kisheria. Katika mpango ambao unasajili hati, weka alama ni yupi kati yao alitumwa kwa ghala. Ikiwa ni lazima, itawezekana kila wakati kuchukua jalada na kupata karatasi zinazohitajika.
