Shughuli ya biashara yoyote au shirika, bila kujali aina ya umiliki, haiwezekani bila usimamizi wa hati, ambayo, kwa kweli, ni uthibitisho wa shughuli hii. Kuunganishwa kwa mzunguko wa hati kulifanywa mnamo miaka ya 79 ya karne iliyopita, lakini viwango vilivyoundwa wakati huo, na mabadiliko madogo na nyongeza, bado ni halali leo.
Maagizo
Hatua ya 1
Mfumo wa umoja wa usimamizi wa hati unaohitajika kusaidia shughuli za shirika ni pamoja na aina tatu za hati:
- shirika;
- utawala;
- habari na kumbukumbu.
Aina ya mwisho ya hati ni msaidizi kuhusiana na mbili za kwanza na, tofauti na hizo, sio lazima kutekeleza. Zina habari yoyote maalum ya huduma muhimu kwa kufanya maamuzi ya usimamizi na kwa uelewa wao sahihi na utekelezaji.
Hatua ya 2
Nyaraka za kumbukumbu ni pamoja na: barua za biashara; simu na ujumbe wa simu; huduma, ripoti na maelezo ya ufafanuzi; muhtasari, hakiki na ripoti za habari, vitendo. Yaliyomo kwenye hati hizi yanaweza kuzingatiwa tu au kushawishi hatua kulingana na habari hii. Hii ni sehemu muhimu ya mtiririko wa kazi, bila ambayo haiwezekani kuandaa mchakato wowote wa uzalishaji.
Hatua ya 3
Ikiwa tunazungumza juu ya aina fulani ya habari na hati za rejeleo, nyingi yao, kama sheria, ni barua za habari, ambazo waandishi huleta kwa mhojiwa ukweli fulani, habari juu ya bidhaa, hafla zinazojitokeza au shughuli. Wanaweza kuwa wenye bidii na wale ambao wameandikwa kwa njia ya ripoti juu ya utekelezaji wa majukumu yaliyopewa kutoka kwa mashirika ya wazazi na kiwango cha juu cha usimamizi. Barua za mauzo zinazojitolea pia hurejelea habari na hati za rejeleo.
Hatua ya 4
Muhtasari, muhtasari au maelezo ya habari - nyaraka zilizo na maelezo ya aina hiyo hiyo ya ukweli, vitu au hafla ambazo muhtasari mfupi unaweza kuwapo, lakini mahitaji haya sio lazima. Vyeti vya kawaida vinaweza kutayarishwa kwa ombi la wahusika au watu binafsi na kutumika kama hati inayothibitisha ukweli wowote. Hizi ni, kwa mfano, vyeti vya mshahara, muundo wa familia, mahali pa kazi au masomo, nk.
Hatua ya 5
Maelezo ya huduma kawaida hutumiwa kama kubadilishana habari kati ya idara ambazo hazitegemei moja kwa moja uzalishaji. Ripoti zimeandikwa kwa msimamizi wa haraka ili kufahamisha juu ya ukweli ambao anahitaji kujua akiwa kazini. Kauli za ufafanuzi hutumiwa katika kesi za ukiukaji wa nidhamu ya kazi, zinaandikwa na wavunjaji wenyewe ili kuelezea kitendo chao. Vitendo vinavyothibitisha ukweli fulani vimeundwa kwa pamoja na kutiwa saini na washiriki angalau 3 katika hundi au hatua.
