Faksi iliyotiwa alama haraka - mpe bosi haraka, barua pepe zilizojaza sanduku zitasambazwe, rundo la barua na vifurushi kadhaa vilivyoletwa na tarishi lazima "kutawanyika" haraka katika idara zote, na mfanyakazi aliandika maombi ya likizo. Hapa una matangazo na hati muhimu za uhasibu. Kazi ya katibu ni ngumu! Inastahili kupoteza "kipande kimoja cha karatasi", kwani inageuka kuwa hatima ya shirika na kazi yako inategemea. Ili uweze kupata hati hii au hati kila wakati, unahitaji kuweza kusajili mawasiliano kwa usahihi.
Muhimu
- Rejista ya barua inayoingia,
- kumbukumbu ya barua inayotoka,
- daftari zenye ujazo wa shuka 96,
- fomu za shirika,
- folda.
Maagizo
Hatua ya 1
Unahitaji kusajili barua zote zinazoingia na zinazotoka, zaidi ya hayo, siku ya kupokea au kupeleka. Mawasiliano ya aina zote ni chini ya usajili: vitu vya posta, barua pepe, faksi, zilizotolewa kibinafsi mikononi mwa ujumbe. Barua pepe muhimu (zinazoingia na zinazotoka) zinapaswa kuchapishwa na kuingia kwa njia sawa na aina zingine za mawasiliano. Kwa kuongeza, ni muhimu kusajili mawasiliano ya ndani: memos, memos za huduma, maelezo ya ufafanuzi, taarifa, malalamiko.
Hatua ya 2
Ili kusajili mawasiliano, weka magogo maalum ya usajili. Kulingana na ujazo wa mawasiliano ya aina fulani, unaweza kuunda majarida ya jumla ya barua zinazoingia na zinazotoka, au kwa kuivunja kwa aina. Kwa mfano, fanya jarida kurekodi barua pepe zinazoingia na zinazotoka. Bila kujali ujazo wa mawasiliano, ni rahisi kuunda jarida tofauti la kusajili faksi zinazoingia na kutoka.
Hatua ya 3
Ikiwa hauna jarida maalum la usajili wa barua, iliyochapishwa kwenye nyumba ya uchapishaji, chukua daftari la kawaida na ueneze. Kwenye logi ya barua zinazoingia, onyesha idadi ya ujumbe, tarehe ya kupokea, na aina ya mawasiliano, ikiwa una logi ya kawaida ya kila aina ya ujumbe, kutoka kwa elektroniki hadi kwa faksi. Katika safu tofauti, eleza kifupi yaliyomo kwenye barua hiyo. Katika safu inayofuata, andika azimio la kichwa na jina la mtu ambaye barua hiyo ilikabidhiwa kwa utekelezaji. Katika mazoezi, ikiwa suala linadhibitiwa na mtu maalum, barua nyingi hazifiki kwa meneja, lakini hupitishwa mara moja kwa mwigizaji, kwa hivyo haupaswi kuifanya safu hii kuwa kubwa. Inashauriwa kuondoka mahali kwa saini chini ya jina la mwigizaji au karibu nayo, ikionyesha kwamba amepokea hati hiyo. Ikiwa kichwa kimeamuru katibu kudhibiti "utekelezaji" wa waraka huo, basi kwenye safu tofauti maandishi juu ya udhibiti huwekwa kwenye wino nyekundu (herufi "K" au neno "kudhibiti"). Baada ya kukamilisha utekelezaji wa agizo linalohusiana na waraka huu, weka alama kwenye utekelezaji, na pia uhamishaji wa barua "kwa kesi" (onyesha nambari ya kesi na tarehe ya malezi yake).
Hatua ya 4
Rejista ya mawasiliano pia inahitajika kwa jumbe zote zinazotoka. Katika logi ya barua zinazotoka, kuna nguzo chache kuliko kwenye logi ya barua zinazoingia. Kama vile kwenye rejista ya barua zinazoingia, fanya kwenye rejista ya barua zinazotoka safu na nambari ya herufi, safu na tarehe, tu ya kupelekwa, na aina ya mawasiliano inayotumwa (ikiwa ni lazima), na muhtasari wa ujumbe, jina la mwanzilishi wa waraka (barua), pamoja na safu na nambari ya kesi, ambapo nakala ya ujumbe huo iliwasilishwa.
Hatua ya 5
Kwa njia maalum, unapaswa kusajili barua ambazo unatuma kwa barua. Usajili wa barua zilizotumwa kwa barua hufanywa kwenye barua ya shirika. Ni bora kutuma barua zaidi ya 7-10 kwa wakati mmoja. Kwa mkono au kwenye kompyuta, kwenye fomu, andika tarehe ya kutuma, hapa chini, kwa kila barua iliyotumwa kwa barua, onyesha nambari ya rekodi, jina la shirika, eneo lake (unaweza kutaja jiji tu au mkoa). Acha nafasi fulani upande wa kulia. Hapa, baada ya kupokea hundi kwenye barua, unahitaji kuingiza nambari za barua kutoka kwake (kawaida nambari 6-8). Chini ya jina la shirika kwa kila usafirishaji, andika nambari na tarehe za hati zitakazotumwa, au maelezo mengine ambayo huruhusu kutambuliwa. Katika ofisi ya posta, orodha hii imethibitishwa na stempu ya posta. Unaweza kuiweka kwenye folda tofauti au kwenye folda ambayo barua zinazotoka zinahifadhiwa.
Hatua ya 6
Jarida tofauti linahitajika kurekodi kila aina ya mawasiliano ya ndani. Katika kila jarida, onyesha idadi ya hati hiyo, tarehe yake, jina la mwanzilishi, muhtasari, utatuzi wa kichwa, jina la msimamizi, alama ya udhibiti, na idadi ya kesi.
