Tukio lolote linaanza na mpango wa maandalizi. Inaonyesha hatua kwa hatua ni nini kinapaswa kufanywa, kwa wakati gani, na pia orodha ya watu wanaohusika. Kura ya maoni ni tukio kubwa na inahitaji njia inayofaa.
Maagizo
Hatua ya 1
Onyesha tarehe ya kura ya maoni. Kulingana na hiyo, chagua ukumbi na waalike wageni. Kisha fanya mpango, ambapo utaandika kile kinachohitajika kufanywa kwa hatua, na ni nani atakayefanya maandalizi katika kila hatua.
Hatua ya 2
Tafuta mahali ambapo kura ya maoni itafanyika. Chagua kulingana na idadi ya wageni. Hii inaweza kuwa ukumbi wa hoteli, chumba cha mkutano, au hata foyer ya ofisi. Chumba kilicho na eneo la jumla la mita za mraba mia moja zinaweza kuchukua watu hamsini. Saini makubaliano ya kukodisha mapema. Basi unaweza kuwa na uhakika kwamba tovuti itakuwa yako.
Hatua ya 3
Andaa programu ya hafla. Andika hotuba kwa kila mtu ambaye atakuwa akiongea kwenye kura ya maoni. Panga muda wa wageni wanapofika, wakati spika wa kwanza anaanza kuongea. Fikiria juu ya utaratibu wa kupiga kura. Taja wakati ambapo mapumziko ya chakula cha mchana yatatangazwa.
Hatua ya 4
Fikiria juu ya menyu. Amua ikiwa kutakuwa na karamu au buffet kwenye kura ya maoni. Ya pili ni bora zaidi wakati wa mapumziko. Lakini ni bora kufanya karamu baada ya kujumuisha matokeo ya hafla hiyo. Hesabu kiasi cha chakula kulingana na idadi ya wageni. Tatua suala la pombe. Vinywaji vikali vya pombe ni bora kushoto jioni, imepunguzwa kwa champagne au chai na kahawa wakati wa mchana.
Hatua ya 5
Tengeneza mabango na mabango yenye jina la kura ya maoni. Weka habari zaidi juu yao juu ya mada ambazo zitajadiliwa. Orodhesha majina ya spika zilizoalikwa.
Hatua ya 6
Tengeneza orodha za mwaliko pamoja na mambo ya shirika. Ongeza wageni wa VIP na waandishi wa habari hapo. Andaa tiketi za kura ya maoni. Ndani yao, onyesha tarehe, saa, eneo la tukio, pamoja na nambari ya mavazi. Tuma barua mapema, wiki mbili hadi tatu kabla ya hafla hiyo, ili kila mtu aweze kurekebisha mipango yake. Alika VIP kwa njia ya simu au kibinafsi.
Hatua ya 7
Siku ya kura ya maoni, fika kwenye ukumbi masaa tano hadi sita kabla ya kuanza. Hii itakuruhusu kutatua kwa wakati wote maswala yote yanayotokea wakati wa shirika. Panga dakika thelathini za ziada za kubadilisha na kusafisha. Kutana na wageni haswa kwa wakati uliowekwa, kuashiria waliofika katika orodha ya waalikwa.
